Christelijke Muziekvereniging Soli Deo Gloria Alkmaar, hierna genoemd SDG Alkmaar, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door SDG Alkmaar.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt SDG Alkmaar persoonsgegevens?
SDG Alkmaar verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
Leden en van de bij SDG Alkmaar aangesloten organisatieonderdelen.
Oud- en Ereleden van het SDG Alkmaar.
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad, zoals sponsoren en donateurs.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van SDG Alkmaar verwerken persoonsgegevens in Microsoft Excel, de administratieve applicatie van SDG Alkmaar en de daaraan gerelateerde applicaties. De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens. De secretaris is hiervoor verantwoordelijk.
Waarvoor verwerkt SDG Alkmaar persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van SDG Alkmaar of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
Als je eenmaal lid of relatie van SDG Alkmaar bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie enzovoorts.
Verwerkt SDG Alkmaar ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
SDG Alkmaar controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat SDG Alkmaar met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door je gegevens op te vragen bij het secretariaat van SDG Alkmaar met betrekking tot jouw lidmaatschap van SDG Alkmaar, deze kunnen na schriftelijk verzoek veranderd worden.
Daarnaast hebben alleen andere leden toegang tot jouw persoonsgegevens. Elk jaar in maart, zal er een lijst (in PDF) beschikbaar worden gesteld aan alle leden, met adresgegevens, telefoonnummers en geboortedatum (NAW-gegevens). Deze lijst mag alleen worden opgeslagen en bewaard door leden en niet door derden. Tenzij bij het secretariaat is aangegeven dat NAW-gegevens) geheim zijn.
Binnen SDG Alkmaar kunnen je andere persoonsgegevens ook worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen SDG Alkmaar
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. SDG Alkmaar kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is SDG Alkmaar gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens SDG Alkmaar kun je ook altijd contact opnemen met SDG Alkmaar via secretariaat@sdg-alkmaar.nl.
Wijzigingen privacy beleid
SDG Alkmaar behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid.
Versie: 10 maart 2021